随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度越来越大，档案利用的频度越来越高，档案需求的开放性越来越强，从而也加重了档案管理者的工作强度，因此档案如何管理，如何有效的安全保护以及如何大限度地延长档案的寿命等一系列的问题，也相应地突现出来，解决档案管理及利用的安全问题越来越迫切，如档案涂改、丢失、被盗、鼠咬、虫蛀及档案库房环境温湿度调控不及时，造成档案发霉、变质现象也时常出现。
目前有些档案室库房智能化程度比较低，档案库房甚至没有配备智能型档案装具及一体化的管理系统，无法对档案库房所有设备进行统一管理。虽然有些档案馆配置比较全，但是运用系统都是相互独立的，没有互联互通，所以存在着数据资源无法共享，各个系统都是独立操作运行，工作人员需要各自培训，系统之间没有建立协调关系统一管理，致使造成重复劳动效率低下。
智慧档案库房一体化管理平台有效的解决了各系统之间、设备之间没有互联互通、数据资源不能共享问题，将物联网技术与实体档案装具、环境设备控制进行统一管理。
在档案采集、接收、录入、整理、移交、归档、移送、保管、借阅、剔旧、销毁、核验、出入库、盘点、数字化扫描、文件上传等提供智慧档案平台统一管理，实现对实体档案、数字档案、库房安全、环境管理具有针对性的解决方案。
智慧档案库房一体化管理平台对档案使用过程进行监控及档案追溯，全方位保障实体档案、数字档案与库房环境安全，构建了一整套完善的安全保障体系。
智慧档案库房一体化管理平台采用B/S架构三级以上权限国产系统，可以多级统一管理也可以逐级单一管理，并与其它子系统形成统一管理界面，提高档案综合使用功能和管理效率，确保档案库馆内所有设备处于、节能佳运行状态。
